Como gerenciar os horários de consulta dos pacientes?

Como gerenciar os horários de consulta dos pacientes?

A gestão do tempo é essencial para um dia de trabalho eficiente no consultório. Por isso, muitos dentistas investem em um planejamento estratégico visando a eficiência do serviço prestado, a qualidade do atendimento, a redução do estresse diário e das horas trabalhadas.

Um planejamento adequado deve levar em consideração possíveis emergências e imprevistos.

Cancelamentos e atrasos

Os pacientes que cancelam a consulta no último minuto não podem comprometer a produtividade do resto do dia. Alguns agem assim com frequência, o que demonstra que muitas pessoas possuem certa dificuldade com relação a organização do seu tempo.

O cancelamento pode representar de 15% a 20% da produção diária. Porém, quando os atrasos ocorrem por parte do profissional, os pacientes costumam ser mais maleáveis quando o consultório fica aberto até mais tarde e ainda, quando já foram atendidos em horários aleatórios por conta de situações emergenciais.

Plano de contingência para emergências

Mesmo com um bom planejamento diário para fixar compromissos podem ocorrer interrupções e emergências que atrapalharão a sua programação.

No entanto, as emergências podem se transformar em benefício para o consultório, pois os pacientes incentivados pelo incômodo momentâneo ou até mesmo dor, aceitam o tratamento com mais facilidade. Além disso, com um atendimento de qualidade eles podem ser convertidos em pacientes regulares. Por isso, o consultório não pode estar completamente lotado para receber esses casos eventuais.

Livro de Identificação

A principal função do livro de identificação é fornecer ao assistente as informações necessárias sobre todos os pacientes do consultório. Cada página deve representar um dia e detalhar cada consulta realizada.

 

Como preencher o livro de identificação?

O livro de identificação do consultório deve conter o nome completo do paciente e as informações detalhadas do tratamento realizado por cada um deles. Por exemplo, descrever o número de dentes a ser tratado, as superfícies afetadas, as ações a serem executadas e os materiais a serem utilizados. Se necessário, adicione também os nomes dos possíveis participantes durante algum procedimento ou tratamento em conjunto (técnico, radiologista etc.), assim poderá organizar e coordenar todo o processo de maneira adequada e eficiente.

Planejamento diário

O planejamento diário é muito importante para o bom funcionamento de um consultório. Ele deve atender a três principais objetivos:

  • Estrutura – Sistema documentado de regras que regem as identificações;
  • Flexibilidade – Capacidade de alterar a organização dos horários dos pacientes quando necessário e uma equipe pronta para reagir rapidamente a imprevistos e emergências;
  • Controle da agenda – Visando garantir a qualidade do atendimento e serviço prestado, além de identificar antecipadamente as preferências de seus pacientes.

Diretrizes para organização

Para planejar o seu dia de forma mais eficiente é necessário detalhar também o tempo gasto para realizar os procedimentos administrativos como correio, telefonemas, cronograma de reuniões, etc. Com alguns ajustes na agenda, o trabalho pode ser muito mais produtivo.

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